Командировка сотрудника: как рассчитать выплаты и что учесть

Name: sberbank.ru
Price range: 0

Командировка сотрудника: как рассчитать выплаты и что учесть

Какие выплаты положены в командировке

Суммы и порядок выплат сотруднику в командировке прописывают в договорах (коллективном или трудовом) и локальном нормативном акте (ЛНА). ЛНА оформляют в виде положений, инструкций или правил.

Сотруднику выплачивают:

зарплату за дни в командировке,
суточные,
аванс на командировочные расходы (при необходимости).

Рассчитаем зарплату за дни в командировке сотруднику ООО «Лаки-К». Компания продаёт лакокрасочную продукцию в Череповце. Руководство хочет закупить новые образцы продукции на выставке в Вологде. Для этого туда на 4 дня направляют технолога Сергея Вавилова. Он должен уехать 24 июля 2025 года, а вернуться 27-го.

Расчёт зарплаты за дни в командировке пример

Здесь и далее в примерах суммы округлены до целых чисел. При фактических расчётах следует округлять их до двух цифр после запятой.

Как вычесть страховые взносы и НДФЛ

От суммы 9651 рубль надо рассчитать взносы на травматизм и профзаболевания и на обязательное страхование (ОПС, ОМС и ВНиМ). Их перечисляют в Социальный фонд России (СФР). Ставки, формулу и пример расчёта взносов для малого бизнеса можно найти в статье.

Чтобы понять, сколько нужно выплатить Вавилову на руки, рассчитаем НДФЛ по ставке 13%, так как его годовой доход не превышает 2,4 млн рублей.

Один день в командировке может «стоить» меньше невыездного рабочего дня. Чтобы не ущемлять интересы сотрудника, работодатель может доплатить ему до фактического заработка (если это прописано в коллективном или трудовом договорах и локальном нормативном акте). На эту доплату можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Расчёт суточных

За каждый день в командировке, а также за дни в пути, сотруднику выплачивают суточные. Выплата суточных освобождена от НДФЛ и страховых взносов, если в компании они установлены в рамках нормативов:

700 рублей — за день в командировке по РФ,
3500 рублей — за день в командировке за пределами РФ.

Допустим, в ООО «Лаки-К» суточные составляют 1000 рублей, а не 700. Разница — 300 рублей.

13% от 300 рублей — 39 рублей, таким будет НДФЛ.

30% от 300 рублей — 90 рублей на ОМС, ОПС и ВНиМ и 0,2% от 300 рублей — 0,6 рубля на профзаболевания и травматизм, такими будут суммы страховых взносов, если предприятие платит их по общим ставкам.

Суточные Вавилова за один день = 700 + (300 — 39) = 961 рубль, за 4 дня — 3844 рубля.

Зарплату за дни в командировке и суточные можно перечислить на карту сотруднику, подключив зарплатный проект — это можно сделать онлайн. Один договор на все виды выплат, зачисление денег сотрудникам даже в выходные и праздничные дни.

Командировочные расходы

К командировочным расходам относятся:

Билеты.
Аренда жилья.
Поездки на такси или общественном транспорте в командировке.
Виза, если она нужна для заграничной поездки.
Добровольное страхование.
Аренда транспорта.
Платные мероприятия для служебных целей (семинары, конференции и пр.),
Покупка продукции для компании и пр.

Аванс на командировочные

Его можно выдать сотруднику, чтобы он сам оплатил билеты, гостиницу и другие расходы. После поездки он должен подтвердить траты чеками, квитанциями, билетами, договорами аренды, посадочными талонами, платёжными документами и пр. Эти документы сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом в течение 3 рабочих дней после поездки.

Без первичных документов, которые подтверждают траты сотрудника, включить выданный аванс в расходы компании невозможно.

Насамолёт и поезд нужно распечатать электронные билеты. После перелёта сотрудник обязан предъявить посадочный талон. Если он потерял талон — взять справку в авиакомпании.
Накаршеринг нужны договор и чек, на гостиницу — счёт за проживание и чек.
Если сотрудник перемещался на личном авто, подойдут путевой лист и служебная записка, чеки на бензин.

Питание в служебной поездке командированный организует сам. Он может тратить на это суточные. В законодательстве нет норм, которые обязывают бизнес платить за питание или дают возможность отразить такие выплаты в расходах компании.

Нельзя включить в командировочные и сервис отеля за отдельную плату, например товары из мини-бара или посещение бассейна. Такое сотрудник оплачивает сам.

ООО «Лаки-К» выдало технологу Вавилову аванс на билеты на поезд — 3000 рублей и проживание в гостинице — 8000 рублей, а также 10 000 рублей на закупку тестовых образов лакокрасочной продукции на выставке.

Общая выплата сотруднику составила: 3000 + 8000 + 10 000 = 21 000 рублей. После командировки он предоставил счёт за проживание с чеком, распечатанные электронные билеты и товарную накладную на 10 банок краски. Проживание в гостинице обошлось ему в 7200 рублей. Остаток — 800 рублей он сдал в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Как обойтись без аванса

Оплатить билеты и проживание в гостинице можно заранее, например по безналичному расчёту. Тогда аванс не потребуется. Подтверждающие документы в этом случае можно получить по системе электронного документооборота (ЭДО).
Ещё один способ обойтись без аванса — выдать сотруднику бизнес-карту Сбера. По ней он сможет оплачивать командировочные расходы напрямую с расчётного счёта. Документом, подтверждающим операцию по карте, будет электронный счёт-фактура (ЭСФ). Его можно получить в личном кабинете интернет-банка СберБизнес.

Если у вас не подключён зарплатный проект, рассчитать все выплаты автоматически помогут онлайн-калькуляторы. Зарплату за дни в командировке сотруднику выплачивают вместе с основной зарплатой. Как правило, после поездки. Суточные и аванс — до поездки.

Как учесть дополнительные расходы и суточные в налогах

Если дополнительные расходы подтверждены документами, их вместе с суточными включают в общие расходы компании. И те, и другие уменьшают налоговую базу при расчёте налога на прибыль.

Если компания на общей системе налогообложения (ОСН) — она ещё может принять к вычету сумму НДС:

у электронного билета без счёта-фактуры,
у сервисного сбора за оформление билета со счётом-фактурой.

Расчёты в нестандартных ситуациях

Если сотрудник отправился в служебную поездку в свой первый рабочий день в компании, то зарплату за дни в командировке считают так: (Оклад по договору / Количество рабочих дней в текущем месяце) х Дни в командировке.
Если сотрудник отработал в компании меньше 12 месяцев, то заработок рассчитывают за фактически отработанное время. Это могут быть и 4, и 6, и 10 месяцев. Делят его на также на фактически отработанные дни: (Заработок за фактически отработанное время / Фактически отработанные дни) х Дни в командировке.
Если командировка совпала с выходными днями, их оплачивают не менее чем в двойном размере или предоставляют за них отгулы. Но только в том случае, если сотрудник действительно работал, а не отдыхал или добирался до места командировки.
Если командировка длится 1 день, сотруднику не положены суточные.
Если сотрудник работает удалённо, работодатель компенсирует ему расходы на командировку так же, как и обычному работнику.
Командировкой будет считаться поездка сотрудника к работодателю, если его офис расположен в другом городе. В этом случае выплаты рассчитывают по стандартной схеме.

Главное

⠀Если сотрудник едет в командировку, ему выплачивают: зарплату за дни в командировке, суточные, аванс на командировочные расходы (при необходимости).

⠀Зарплата за дни в командировке рассчитывается по формуле: (Заработок за 12 месяцев / Отработанные за 12 месяцев дни) х Дни в командировке. Из полученной суммы нужно вычесть и уплатить НДФЛ, остальное перечислить сотруднику. За дни в командировке нужно рассчитать и перечислить в СФР страховые взносы.

⠀Сотрудник получает зарплату в командировке и за дни, потраченные на дорогу. За каждый день в командировке, а также за дни в пути, сотруднику выплачивают суточные. По закону нормтив — 700 рублей за день в командировке по РФ.

⠀Командировочные расходы (на билеты, гостиницу и пр.) сотрудник может оплатить бизнес-картой Сбера. Также ему можно выдать на них аванс. После командировки он должен сдать в бухгалтерию отчёт о расходовании аванса и подтвердить траты документами.

⠀Зарплату за дни в командировке сотруднику выплачивают в день основной зарплаты — после поездки, суточные и аванс на командировочные расходы — до поездки.

Зарплатный проект без визита в банк