Малому бизнесу и ИП
Офисы и банкоматыИнтернет-банк СберБизнес
ГлавнаяПо закону

Электронный документ: что это и как с ним работать

3 октября 2025⠀5 минут

Договоры, счета, акты приёма-передачи, накладные — и это ещё не полный список документов, которые бизнес регулярно готовит и которые должен хранить годами. Поэтому компании всё чаще переходят на электронный документооборот. В статье разберём, что такое электронный документ и как с ним работать.

Содержание

Электронный документ: что это и как с ним работать

Что такое электронный документ

Электронный документ — это документ, подписанный электронной подписью.

Он является оригиналом и обладает такой же юридической силой, как и обычный, подписанный на бумаге документ.

Скан документа — не электронный документ, а лишь копия. Налоговая служба и суды не примут её без оригинала документа.

Какие документы можно перевести в электронный вид

  • Договоры и акты — с контрагентами, клиентами, поставщиками.

  • Счета и счета-фактуры — для бухгалтерии и налоговой отчётности.

  • Накладные (ТОРГ-12, УПД) — для отгрузки товаров.

  • Кадровые документы — трудовые договоры, заявления сотрудников.

  • Отчётность в налоговую и другие госорганы.

Есть документы, которые нельзя переводить в электронный формат: например, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда и т. д.

Виды электронных документов

В зависимости от того, установлена ли законом форма, документы бывают:

  • неформализованными — например, договор или доверенность можно составить так, как удобно бизнесу;

  • формализованными — для них форма установлена государством. К таким, например, относятся:

    • счёт-фактура (СЧФ);

    • счёт-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (СЧФДОП);

    • УПД — документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (ДОП).

    • УКД (КСЧФ) — корректировочный счёт-фактура;

    • УКД (ДИС) — документ об изменении стоимости;

    • УКД (КСЧФДИС) — корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости.

Формы электронных документов установлены приказом ФНС № ЕД-7-26/736@ и приказом ФНС № ЕД‑7‑26/970@.

Ещё есть акты приёмки и расхождений и накладные ТОРГ-12 — для этих документов есть рекомендованные формы, то есть компания может их применять или нет. Однако налоговая может запросить эти документы для подтверждения расходов по налогу на прибыль. В таком случае документы отправляют строго в соответствии с формами:

Как подписывать электронный документ

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, его подписывают электронной подписью. Электронные подписи различаются степенью защиты: бывают простая электронная (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП) подписи.

Самой высокой степенью защиты обладает квалифицированная электронная подпись. Для подписания документа квалифицированной подписью не нужно заключать дополнительное соглашение — самой подписи уже достаточно, чтобы документ принял любой госорган.

Если хотите подписывать договоры с контрагентами простой или неквалифицированной электронной подписью, нужно заключить соглашение о взаимном признании юридической силы таких подписей. При подписании договоров КЭП дополнительное соглашение не нужно.

Электронный документооборот

По закону электронные счета-фактуры, УПД и корректировочные документы можно передавать только по защищённым каналам связи через оператора электронного документооборота.

Как пользоваться ЭДО

1. Выбрать оператора ЭДО

2. Получить электронную подпись

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ).

  • Для работы потребуются:

    • Заявление в УЦ.

    • Паспорт и ИНН того, кто будет работать с подписью.

    • Токен.

3. Настроить обмен с контрагентами

  • Убедиться, что партнёры тоже подключены к ЭДО.

  • Обменяться с ними идентификаторами — уникальными буквенно-цифровыми кодами, которые присваиваются каждому участнику электронного документооборота его оператором.

  • Настроить автоматическую выгрузку документов из учётной системы (1С, Excel и др.).

4. Подписать и отправить документ

  • Загрузить файл документа в систему ЭДО.

  • Подписать своей ЭП.

  • Отправить контрагенту — он получит уведомление и сможет подписать со своей стороны.

5. Хранить и архивировать

Большинство сервисов ЭДО предоставляют облачное хранилище. По закону электронные документы нужно хранить не менее 5 лет.

Главное

  1. Электронный документ имеет юридическую силу при наличии электронной подписи — в отличие от простого скана, который считается лишь копией.

  2. Формализованные документы, например, счета-фактуры, должны соответствовать утверждённым государством форматам.

  3. Для подписания документов чаще всего требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

  4. Обмен электронными документами с контрагентами возможен только через оператора ЭДО, обеспечивающего защищённую передачу данных.

  5. Хранить электронные документы обязательно в течение 5 лет — большинство сервисов ЭДО предоставляют для этого облачные архивы.

Автор: Полина

Читать далее

6 минут

ИП или ООО: что выбрать для регистрации бизнеса

8 минут

Всё о налоговых режимах

3 минуты

ТОП-3 ошибки предпринимателей при открытии расчётного счёта

Смотреть все статьи

Проконсультируем и подключим электронный документооборот

Нажимая на кнопку, я даю своё согласие на взаимодействие и обработку персональных данных