Электронный документооборот от 0 ₽

Что такое система электронного документооборота и зачем она нужна

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет автоматизировать делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную подпись (ЭП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные от руки.

Ст. 6 63-ФЗ

Как перейти на ЭДО

Переход на систему электронного документооборота необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают двух видов:

1. Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в СМС и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

2. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, имеет две разновидности:

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) позволяет определить, кто подписал документ и вносились ли в него изменения после подписания. УНЭП может храниться на флешке, смарт-карте или USB-токене. Такую подпись обычно используют в документообороте внутри организации и с контрагентами, а также подписывают ей налоговые декларации 3-НДФЛ. Получить УНЭП можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, в удостоверяющем центре в своём городе или у оператора информационной системы.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) также позволяет определить лицо, подписавшее документ, и проверить, вносились ли в него изменения после подписания. УКЭП состоит из ключа проверки электронной подписи и квалифицированного сертификата. Такие подписи выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры РФ, и доверенные лица ФНС. УКЭП подходит для работы с порталом госуслуг, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов — пакет документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждый документ из пакета считается подписанным создавшим его лицом, вне зависимости от того, как подписан весь пакет.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

Ст. 5 63-ФЗ П. 4 ст. 6 63-ФЗ

Что нужно для оформления ЭП

Перечень документов, которые понадобятся для оформления электронной подписи, зависит от её вида и содержится в федеральном законе «Об электронной подписи», регламенте оператора информационной системы и т. д. Например, для получения УКЭП нужны:

Индивидуальному предпринимателю:

паспорт;
сведения о СНИЛС;
сведения об ИНН.

Организации:

паспорт;
сведения о СНИЛС;
сведения об ИНН юридического лица.

Сертификат ЭП обычно выдают на 12 или 15 месяцев, и стоит он от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от вида подписи, модели токена и стоимости лицензии ПО для работы с электронной подписью.

При этом руководители юридических лиц и ИП с 2022 года получают УКЭП бесплатно в некоторых инспекциях ФНС России или через доверенные лица налоговой, а сотрудники юрлиц и индивидуальных предпринимателей — в аккредитованных Минцифры РФ удостоверяющих центрах.

Выбор системы ЭДО

Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

Только для работы с заказчиками существует несколько десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл сделать выбор в пользу той же СЭД.

На что обратить внимание при выборе СЭД

1. Тариф

Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества документов.

2. Интерфейс

Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много времени.

3. Условия внедрения

Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.

4. Мобильное приложение

СЭД в таком формате пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.

5. Наличие роуминга при обмене документами с другими сервисами

6. Плата за входящие документы

Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.

7. Техническая поддержка

Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.

Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта система документооборота.

Способы обмена документами

Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу электронного документооборота.

Первый, более простой метод автоматизации, не потребует вмешательства в информационную систему компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в IT-процессы компании.

У СберБизнеса есть своя система электронного документооборота. С её помощью можно создавать прайс-листы, обмениваться документами с юридическими и физическими лицами, ИП и самозанятыми. Сервис интегрируется с 1С и подходит для работы с маркированными товарами.

Подробнее