Name: sberbank.ru
Price range: 0

Что такое учёт рабочего времени и почему он важен

Учёт рабочего времени — это фиксация часов, которые сотрудник фактически отработал.

Учёт решает три важные задачи:

расчёт зарплаты — позволяет учитывать время при почасовой оплате и сменном графике;
контроль рабочего процесса — помогает поддерживать дисциплину, минимизировать опоздания, прогулы;
соблюдение законодательства — позволяет рассчитывать в соответствии с трудовым кодексом оплату переработок, ночных смен и пр.

Вести учёт рабочего времени обязан любой бизнес с сотрудниками. Правильное оформление рабочего времени защищает работодателей от конфликтов с сотрудниками и проверок со стороны контролирующих органов:

Государственной инспекции труда (ГИТ) — она может проверить организацию, если сотрудник пожалуется, например, на неучтённые переработки.
Федеральной налоговой службы (ФНС) — она может инициировать проверку, если кто-то сообщит, например, что за сверхурочные платят «в конвертах».

Виды рабочего времени

Нормальное

Трудовой кодекс РФ в статье 91 устанавливает нормальное рабочее время — не более 40 часов в неделю. Чаще всего сотрудники работают 5 дней в неделю по 8 часов в день. Но есть и другие режимы работы в рамках стандартных 40 часов:

Гибкий график. К примеру, в понедельник — 4 рабочих часа, в пятницу — 12. Обязательное условие — недельная норма в 40 часов не должна превышаться. Такой формат особенно востребован в сферах, где важен результат, а не строгое соблюдение рабочего графика.
Сменный режим. В некоторых организациях работают посменно — например 2/2 по 12 часов. Такой график обеспечивает бесперебойность процессов. В этом случае сложно уложиться ровно в 40 часов каждую неделю. Поэтому считают отработанное время не по неделям, а за три месяца. За этот срок общее количество рабочих часов не должно превышать 493 (40 часов в неделю × 3 месяца).
Удалённая работа. При работе из дома или коворкинга действуют те же нормы трудового законодательства — стандартная 40-часовая рабочая неделя. Однако такой формат имеет особенность — акцент на результативность, а не на строгий график. Например, дизайнер может выполнять задачи вечером, а копирайтер — рано утром, главное — сдать работу в срок. Но это не означает, что можно работать бесконечно: если переработки становятся систематическими, их нужно оформлять и оплачивать.
Вахтовый метод. Это особый график, при котором люди работают далеко от дома — на стройках, нефтяных месторождениях, в удалённых регионах. Сутками или неделями подряд, а потом долго отдыхают. Например, месяц работают — месяц находятся дома. В этом случае 40 часов в неделю остаются нормой, но рабочее время считают общим итогом за вахту. Получается 160 часов (40 часов × 4 недели). Всё, что сверху — переработка, которую обязаны оплачивать дополнительно.

Неполное

Такое рабочее время устанавливается по соглашению сторон в трудовом договоре и может составлять, например, 4 часа в день. Минимального количества часов для неполной занятости нет. Её ещё называют частичной занятостью. В этом случае сотрудник получает зарплату соразмерно отработанному времени.

Сокращённое

Этот вид рабочего времени предназначен для отдельных категорий работников. По закону школьники и студенты до 16 лет должны работать не больше 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет — до 35 часов в неделю, люди с инвалидностью (I и II группы) — максимум 35 часов, работники вредных производств — не более 36 часов. В исключительных случаях на опасных работах возможен полный 40-часовой график. Но для этого требуется письменное согласие я работника и соответствующее положение в коллективном договоре компании.

Ненормированное

Такой вид рабочего времени должен быть предусмотрен трудовым договором. Главное его отличие от обычных переработок в том, что сотрудник может задерживаться на работе по необходимости, но эти дополнительные часы не считаются сверхурочными и не оплачиваются отдельно. Вместо денежной компенсации работник получает дополнительные дни отпуска.

Сверхурочная работа всегда должна оплачиваться дополнительно. Перед тем как попросить сотрудника остаться после официального окончания рабочего дня, работодатель обязан предупредить его и получить письменное согласие. Без согласия можно привлекать к сверхурочным только в экстренных случаях — например, когда произошла авария или существует угроза катастрофы. Подробнее о сверхурочной работе читайте в статье.

Продолжительность рабочего времени накануне нерабочего праздничного дня уменьшается на один час, накануне выходных дней при шестидневной рабочей неделе — не может превышать пяти часов, в ночное время — сокращается на один час без последующей отработки.

Как вести табель учёта рабочего времени

Для фиксации рабочих часов используется табель учёта рабочего времени. Его ведут в бумажной или электронной форме. Что должно быть в табеле:

1. Ф. И. О. сотрудника,

2. количество отработанных часов и дней,

3. отметки о больничных, отпусках и командировках.

Законодательство предусматривает два основных варианта табелей:

1. По форме Т-12. Это универсальный документ, который можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Он подходит для небольших компаний, где учёт ведётся вручную, и выполняет двойную функцию:

фиксирует фактически отработанное время,
служит основанием для начисления заработной платы.

2. По форме Т-13. Это автоматизированный вариант, он используется в средних и крупных организациях, такой табель ведут в специализированных программах. Его ключевая особенность:

регистрирует только количество отработанных часов,
не содержит граф для расчёта зарплаты.

Малому бизнесу с численностью до 15–20 человек проще начинать с формы Т-12 — она даёт полную картину рабочего времени и оплаты труда в одном документе. При автоматизированном учёте можно перейти на Т-13, интегрировав его с бухгалтерией и зарплатным проектом.

Табель ежемесячно ведёт ответственное лицо — чаще всего это бухгалтер или кадровик. Документ подписывает руководитель и утверждает главный бухгалтер. Табель учёта рабочего времени нужно хранить пять лет. Это не просто формальность — он служит доказательством того, что вы соблюдаете трудовое законодательство.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Трудовая инспекция может проверить, как у вас ведётся учёт рабочего времени, правильно ли выплачивается зарплата и есть ли документы, подтверждающие соблюдение трудового законодательства. Для любой проверки — плановой или внеплановой — вам нужно иметь пакет документов, в который входят:

Личные карточки сотрудников.
Графики сменности и расписания работы.
Табели учёта за последний год.
Приказы о приёме и увольнении сотрудников.
Согласия на переработки и дополнительные работы, если они были.

Регулярность проверок зависит от типа бизнеса и наличия жалоб сотрудников. Малый бизнес проверяют реже, однако даже одно нарушение может повлечь серьёзные последствия. Типичные ошибки бизнеса включают отсутствие табеля, неоплаченные переработки, ненормированный рабочий день без приказа. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, штрафы за подобные нарушения могут достигать:

Для ИП — 20 000 рублей,
Для ООО — 100 000 рублей.

Выявить и исправить ошибки до проверки помогает внутренний аудит. Не забывайте периодически его проводить.

Главное

⌛Рабочее время — это часы, в течение которых сотрудник выполняет свои трудовые обязанности. Учёт рабочего времени позволяет корректно начислять зарплату, контролировать дисциплину и соблюдать требования законодательства.

💸Отсутствие правильного учёта, неоплаченные переработки и другие нарушения норм трудового права могут привести к конфликтам с работниками и штрафам от контролирующих органов.

👷Основные виды рабочего времени включают нормальное (до 40 часов в неделю с возможностью гибкого, сменного, удалённого или вахтового графика), неполное (устанавливается по соглашению сторон), сокращённое (для отдельных категорий работников) и ненормированное (с компенсацией в виде дополнительного отпуска).

📋Для фиксации отработанного времени используют табели учёта (формы Т-12 или Т-13), в которых отмечают часы работы, отпуска, больничные и командировки. Эти документы необходимо хранить в течение пяти лет.

🕵️При проверках трудовой инспекции работодатель должен предоставить табели, графики работы, приказы и другие документы, подтверждающие соблюдение трудового права. Чтобы минимизировать риск штрафов, нужно регулярно проводить внутренний аудит.