Name: sberbank.com
Price range: 0

Путевой лист — это важный документ при перевозках людей и грузов. Он необходим для учёта пробега, затрат топлива, контроля работы водителей и подтверждения расходов перед налоговой. В статье разберём, кому нужен путевой лист и как его правильно заполнять.

Путевой лист: правила заполнения и изменения с 2025 года

Кому и зачем нужен путевой лист

Путевой лист обязателен для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые используют транспорт в коммерческих целях. Кто должен оформлять путевой лист:

Сервисы такси и каршеринга — для учёта поездок и расчётов с водителями.
Грузоперевозчики — для подтверждения маршрута, веса груза и расхода топлива.
Курьерские службы — для контроля доставки и рабочего времени сотрудников.
Компании с корпоративным транспортом — для списания стоимости горюче-смазочных материалов (ГСМ) и учёта эксплуатационных расходов.

Без путевого листа невозможно подтвердить транспортные расходы перед налоговой, что может привести к доначислениям и штрафам.

Правила составления путевого листа установлены приказом Министерства транспорта.

Путевой лист выполняет несколько ключевых функций:

Финансовый учёт — позволяет списывать топливо и другие расходы на себестоимость.
Контроль работы водителей — помогает фиксировать время выезда, возврата, маршрут и пробег.
Подтверждение легальности перевозок — необходим при проверках ГИБДД и Ространснадзора.
Расчёт заработной платы — в такси и грузоперевозках зарплата часто зависит от количества рейсов или пробега.

Кто может проверить путевой лист

1. Инспектор ГИБДД

Кроме путевого листа инспектор может потребовать предоставить:

водительское удостоверение,
полис ОСАГО,
паспорт транспортного средства,
документы на груз — транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд.

2. Федеральная налоговая служба

В качестве подтверждения расходов на ГСМ и зарплату водителя в учётных документах.

3. Трудовая инспекция

В качестве документа, подтверждающего рабочее время водителя и порученные ему обязанности. Например, при возникновении трудового спора.

4. Ространснадзор

В ходе плановых и внеплановых проверок инспектор обязательно запросит путевые листы за определённый период.

Если у водителя нет путевого листа, компанию могут оштрафовать на 50 000 рублей.

Как заполнять путевой лист

Путевой лист оформляется на каждую поездку или смену. Его оформляет:

ответственное лицо организации или ИП либо владелец транспортного средства (ТС);
арендатор ТС (юрлицо или ИП), если ТС арендовано без экипажа;
арендодатель, если автомобиль передан в аренду с предоставлением экипажа.

Основные реквизиты:

Номер и дата документа;
Данные компании — название, ИНН, ОГРН/ОГРНИП;
Сведения о ТС — марка, госномер, показания одометра, VIN;
Информация о водителе — Ф. И. О., номер водительского удостоверения;
Маршрут — точки отправления и назначения (не нужно для сервисов такси и каршеринга);
Время выезда и возврата;
Расход топлива — фактический и нормативный.

Например, для такси «шапка» путевого листа может выглядеть так:

Передайте путевой лист медработнику, а потом — механику. Для этого распечатайте документ, если работаете с бумажным форматом. Если оформляете путевой лист в электронном виде, он автоматически будет доступен всем ответственным сотрудникам.

Специалисты проведут предрейсовый (предсменный) медосмотр водителей и технический контроль ТС. Данные осмотра внесут в путевой лист. Если путевой лист оформляется в электронном виде, он появится у водителя в мобильном приложении. Если на бумаге — водителю нужно брать его с собой при выезде.

Для путевого листа можно использовать типовую форму.

Страницы 2-3

Как проводить предрейсовый осмотр

Предрейсовый осмотр — это обязательная проверка здоровья водителя и технического состояния транспортного средства перед выездом.

Медицинский осмотр

Как организовать медосмотр

Есть три варианта:

Принять в штат медицинского работника.
Заключить договор с медицинской организацией.
Самостоятельно получить лицензию на проведение медосмотров.

Чтобы проводить медосмотр в своей организации:

Оборудуйте медпункт — заведите тонометр, алкотестер, термометр и журнал учёта.
Ведите журнал осмотров, в нём указывайте Ф. И. О. водителя, время и результат осмотра.

Как проходит медосмотр

Медосмотр включает проверку:

Общего состояния водителя — учитывают жалобы, внешние признаки усталости, алкогольного или наркотического опьянения.
Артериального давления и пульса.
Наличия признаков ОРВИ, температуры.
Психоэмоционального состояния — на раздражительность, заторможенность.
Теста на алкоголь и наркотики — используют алкотестер, экспресс-тесты.

Если водитель не прошёл осмотр, его не допускают к рейсу.

Технический осмотр

Как организовать техосмотр

Назначьте ответственного: механика или инженера по технике безопасности.
Выделите площадку для осмотра с ямой или подъёмником.
Заведите журнал проверок, в нём указывайте дату осмотра, марку авто, VIN, выявленные неисправности.
Проводите ежедневный контроль перед выездом.

Как проходит техосмотр

Проверяются:

Тормозная система: эффективность, утечки.
Рулевое управление: люфт, исправность.
Ходовая часть: амортизаторы, подвеска.
Шины: давление, износ, повреждения.
Освещение и сигнализация: фары, стоп-сигналы, поворотники.
Документы: страховка, диагностическая карта, путевой лист.

Если обнаружены неисправности, машину не выпускают на линию до устранения проблем.

Главное

Путевой лист — обязательный документ для работы коммерческого транспорта.
Путевой лист используют такси и каршеринг, грузоперевозчики, курьерские службы и компании с корпоративным транспортом.
Путевые листы используют для финансового учёта, контроля работы водителей, для проверок ГИБДД, Ространснадзора и расчёта заработной платы.
Путевой лист оформляют на каждую поездку или смену.
Для оформления путевого листа проводят предрейсовый (предсменный) медосмотр водителей и технический контроль транспортного средства.

Электронный документооборот от 0 ₽

Путевой лист: правила заполнения

Содержание