Зарплатный проект без визита в банк
Зарплатный проект без визита в банк
16 апреля 2024⠀6 минут
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Разбираемся, как оформлять ЭТК сотрудникам.
ЭТК — это раздел в общей базе данных в электронной системе Социального фонда РФ (СФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.
Сохранять ли бумажную книжку или полностью переходить на ЭТК — выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных СФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте СФР и в его бумажной трудовой книжке.
Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.
«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.
Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу — всё можно сделать онлайн.
Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить — это в его интересах.
Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.
ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника — только выписку из неё из базы данных СФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.
Как и до реформы, подавать отчёты в СФР не позднее 15 числа каждого месяца.
При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в СФР не позже, чем на следующий день после издания приказа или подписания трудового договора.
По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период — до 2020 года.
После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки — вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы — он обязан вам их предоставить.
Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.
Письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь ведутся в электронной форме, а также об их праве сохранить бумажную версию.
Собирайте с новых работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.
Учитывайте новый порядок при разработке локальных актов, например, правил внутреннего трудового распорядка.
Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный кабинет страхователя на сайте СФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.
Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?
Нет, все без исключения работодатели обязаны оформить электронную трудовую книжку каждому сотруднику.
Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?
Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.
Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?
Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у СФР, например, через личный кабинет на сайте Социального Фонда.
Работники не хотят переходить на ЭТК — вести двойную отчётность?
Да. Вам придётся подавать сведения в СФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.
В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?
В ЭТК — нет. Запросите эту информацию у кандидата — он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.
Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?
Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.
Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в СФР — я или основной работодатель?
Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы — о своём.
У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?
Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Социальный Фонд — дублировать информацию не нужно.