Малому бизнесу и ИП
Офисы и банкоматыИнтернет-банк СберБизнес
ГлавнаяУроки бизнеса

Как оформить сотрудника на удалёнке и контролировать его работу

27 января 2025⠀5 минут

Хотя работодатели всё больше стремятся выводить сотрудников в офис, в каждой третьей компании есть сотрудники на удалёнке. Разбираемся, как оформить удалённого работника по закону.

Содержание

Как составить договор на удалённую работу

Удалёнщики работают так же, как офисные сотрудники: ходят в отпуск, берут больничный, получают сверхурочные и командировочные, им полагается такая же оплата труда. Но есть условия, которые необходимо уточнить в трудовом договоре на дистанционную работу:

Формат работы

Обязательно пропишите в договоре фразу «дистанционный формат». Иначе трудовая инспекция во время проверки заставит провести спецоценку рабочего места. Если сотрудник уже работает в офисе, перевод на удалённую работу возможен только с его личного согласия. Бывает, что работник направляет работодателю заявление с предложением изменить рабочий формат, а далее руководитель принимает решение, оформлять ли сотрудника на удалёнку. Если стороны согласны, то составляют дополнительное соглашение или новую редакцию трудового договора.

Режим труда и отдыха

Удалёнщики работают, как и обычные офисные сотрудники, 8 часов в день. Но они самостоятельно решают, как выстроить рабочий режим. Например, с 7 до 15 или с 12 до 20 — как им удобно. Организация работы с удалёнными сотрудниками может строиться и по-другому: установите, когда начинается и заканчивается рабочий день, или обозначьте промежуток времени, когда работник должен быть на связи. Условия удалённой работы могут быть более гибкими, чем в офисе. Если планируете переводить офисных сотрудников на удалёнку, заранее обговорите, меняется ли их график или остаётся прежним.

Обмен рабочими документами

Уточните в договоре один или несколько способов обмена документами: по электронной почте, в мессенджерах, через специализированный софт (например, Контур.Диадок, СБИС, Астрал Онлайн). Но если в договоре указана электронная почта, а вы отправите документ в общедоступном мессенджере, сотрудник может сказать, что не получал его.

Отчёты о работе

Работодатель может указать в договоре, что удалёнщик должен отчитываться — за каждый день, неделю или месяц.

Средства для работы

Уточните в договоре, чьё имущество использует удалённый сотрудник для работы. Если вы предоставляете ноутбук или оплачиваете транспорт, лицензионные программы или мобильную связь, напишите об этом. Если сотрудник работает на своём компьютере, можно дополнить договор, вписав пункт о компенсации расходов: например, за электроэнергию, подписки на лицензионные сервисы или бензин.

Поводы для увольнения

В договоре с удалёнщиком работодатели могут прописать дополнительные основания для увольнения (с обычными офисными сотрудниками так нельзя). Например, напишите, что вы можете уволить работника, если он не предоставляет отчёт или не выходит на связь в течение трёх дней. Строгого перечня нет — главное, чтобы основания не противоречили закону.

Добавлять можно только основания для увольнения по инициативе работодателя. Если сотрудник решит уйти с работы по собственному решению, то он вправе ссылаться на ст. 80 ТК РФ.

Как заключить договор дистанционно

Трудовой договор с удалёнщиком заключают в том же порядке, что и с остальными работниками. Вот какие документы понадобятся:

  1. Паспорт и СНИЛС.

  2. Трудовая книжка (если есть).

  3. Дополнительные документы: должностная инструкция, положение об обработке персональных данных, инструкция по охране труда.

Обменяться документами при заключении договора можно двумя способами:

  • Распечатать, подписать и отправить по почте заказным письмом.

  • Отправить с помощью электронного документооборота (ЭДО).

Если вы подписали документы через ЭДО, в течение 3 рабочих дней отправьте оригиналы на бумаге по почте.

Не перепутайте электронные документы и сканы подписанных бумаг — договор считается заключённым только в первом случае. Если вы обменялись с работником копиями, обязательно отправьте оригиналы.

Как контролировать работу на удалёнке

Отчёт сотрудника — законный способ следить за его деятельностью. Обычно работодатели составляют собственную форму отчёта, по которому оценивают результаты. Можете создать таблицу в Excel и добавить несколько строк: например, количество полученных заявок, заключённых договоров, написанных статей или нарисованных изображений.

Альтернатива «экселькам» — CRM-системы. Например, решение для управления продажами, Мегаплан, amoCRM. Они помогают дистанционно отслеживать рабочее время сотрудника, контролировать закрытие сделок. В трудовом договоре нужно уточнить, что работник обязан использовать CRM-систему во время работы, а работодатель должен дать доступ и следить за тем, чтобы программа нормально работала.

Ещё один способ организовать удалённую работу — онлайн-сервисы для командной работы. Например, Яндекс Трекер, YouGile, Kaiten. Они помогают ставить сотрудникам задачи, следить за дедлайнами и обмениваться документами. Вы можете давать задания на несколько недель вперёд и формировать отчётность по результатам работы.

Главное

⠀Удалённые сотрудники заключают такой же трудовой договор, как и офисные, но с указанием дистанционного формата работы.

⠀Помимо общих требований, в договоре с удалёнщиком уточняют рабочий режим, поводы для увольнения и порядок обмена документами.

⠀Чтобы заключить договор, нужно обменяться подписанными оригиналами по почте или отправить бумаги с помощью электронного документооборота.

⠀Контролировать сотрудника на удалённом режиме помогают отчёты: в Excel или CRM-системе.