Малому бизнесу и ИП
Офисы и банкоматыИнтернет-банк СберБизнес

Электронный документооборот от 0 ₽

Подробнее
ГлавнаяПо закону

Как правильно использовать СНИЛС в кадровом учёте

21 марта 2025⠀8 минут

Разбираем, зачем нужен СНИЛС, как оформить его для сотрудника и какие правила учитывать при работе с этим документом, чтобы избежать ошибок в кадровом учёте и обеспечить соблюдение законодательства.

Содержание

Как правильно использовать СНИЛС в кадровом учёте

Что такое СНИЛС

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) — это уникальный номер, который присваивается каждому гражданину России для учёта в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). Он состоит из 11 цифр и позволяет идентифицировать застрахованное лицо.

До 2019 года СНИЛС выдавали на руки в виде пластиковой карточки зелёного цвета. Номер на ней указан вместе с именем, датой, местом рождения и полом гражданина.

Заполнение заявления в сервисе ФНС

Образец СНИЛС в виде пластиковой карточки

После 2019 года СНИЛС начали оформлять в виде уведомления АДИ-РЕГ. В нём указаны те же данные, что и в зелёной карточке, а также дата регистрации в системе учёта.

Документ подтверждающий регистрацию

Образец уведомления АДИ-РЕГ

АДИ-РЕГ можно получить в отделении Социального фонда России (СФР) по месту жительства, постоянной регистрации или временного пребывания гражданина, а также в любом МФЦ. Дубликат уведомления в электронном формате можно запросить на сайте Госуслуги.

Если гражданин потеряет документ, удостоверяющий СНИЛС, изменит Ф. И. О. или гражданство, номер останется неизменным. На руки выдадут обновлённое уведомление АДИ-РЕГ, но с прежним номером.

Зачем нужен СНИЛС

СНИЛС необходим для начисления пенсий, пособий и социальных выплат: номер позволяет хранить информацию о страховом стаже, необходимую для их расчёта. Кроме того, СНИЛС нужен, чтобы гражданин мог:

  • подтвердить право на льготы от государства,

  • получить медицинский полис,

  • прикрепиться к поликлинике,

  • зарегистрироваться на Госуслугах и пр.

Работодателю СНИЛС сотрудника требуется для предоставления сведений о его трудовой деятельности и стаже в СФР, а также для перечисления страховых взносов. СНИЛС нужен для заключения:

  1. бессрочного или срочного трудового договора;

  2. договора гражданско-правового характера (ГПХ);

  3. договора авторского заказа;

  4. лицензионного договора о передаче прав на использование произведений.

Как оформить СНИЛС сотруднику

Если вы нанимаете сотрудника, у которого нет СНИЛС, то можете оформить ему документ самостоятельно.

Если сотрудник — гражданин РФ

Он должен:

  1. Написать вам заявление в свободной форме с просьбой открыть для него индивидуальный лицевой счёт и получить номер счёта, то есть СНИЛС.

  2. Заполнить и подписать анкету АДВ-1. Вместо сотрудника её может заполнить работодатель на основании предоставленных паспортных данных. Кроме того, работодатель может подписать анкету, если у сотрудника нет такой возможности (длительная командировка, больничный и т. д.). В этом случае в анкете нужно указать причину, по которой сотрудник не может её подписать.

Работодателю нужно подать АДВ-1 в подразделение СФР по месту регистрации организации не позднее 1 рабочего дня с даты подписания договора с сотрудником:

  • лично или по почте,

  • через МФЦ,

  • через кабинет страхователя на сайте СФР,

  • по системе ЭДО, заверив обращение электронной подписью.

СФР сформирует номер в течение 5 рабочих дней и пришлёт работодателю форму АДИ-РЕГ. Внесите СНИЛС сотрудника в кадровые документы, ознакомьте с уведомлением и зафиксируйте этот факт, например, получив от него расписку. Передайте АДИ-РЕГ сотруднику.

Если сотрудник — иностранец

Он тоже должен иметь СНИЛС. Процедура оформления документа будет такая же, как для россиян, но с дополнениями:

  1. Если иностранец удостоверяет личность по национальному паспорту (на иностранном языке), он должен предъявить нотариально заверенный перевод паспорта на русский язык.

  2. Иностранцу необходимо иметь документ, подтверждающий его официальный статус: вид на жительство — если он постоянно проживает в РФ, разрешение на временное проживание — если он находится в РФ временно. О том, какие ещё нюансы нужно учитывать при найме иностранца, читайте в отдельной статье.

Есть смысл попросить будущего сотрудника оформить СНИЛС самостоятельно, до трудоустройства, чтобы точно успеть отчитаться за него в срок. Работодатель должен отправить отчёт о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1) в течение одного рабочего дня с даты приёма на работу каждого нового работника или заключения договора ГПХ с новым исполнителем. В этом отчёте нужно указать СНИЛС.

Чтобы подстраховаться, вы можете включить СНИЛС в перечень документов, которые сотрудник должен предоставить при трудоустройстве (наряду с паспортом, ИНН, трудовой книжкой и пр.).

Гражданин России может оформить СНИЛС, подав заявление в СФР напрямую или через МФЦ. Направить заявление можно и через Госуслуги, а получить на руки уведомление АДИ-РЕГ — только в фонде или многофункциональном центре. Иностранцам доступны только два способа: личное обращение в СФР или оформление через работодателя.

Как вести учёт сотрудника по СНИЛС

СНИЛС сотрудника нужно указывать в трудовом договоре, личной карточке сотрудника (форма Т-2) и в других внутренних документах.

Работодатель обязан передавать в Соцфонд отчёты о сотрудниках по форме ЕФС-1:

  • сведения о трудовой деятельности,

  • сведения о страховом стаже,

  • сведения о периодах работы, дающих право на досрочную пенсию,

  • расчёт страховых взносов и пр.

В этих отчётах нужно указывать СНИЛС каждого сотрудника.

Сотрудник может запросить новый СНИЛС через работодателя:

  1. При смене Ф. И. О. или выявлении ошибки в СНИЛС. В этом случае вам необходимо подать в СФР заявление об изменении анкетных данных сотрудника по форме АДВ-2.

  2. При утрате СНИЛС. Вам необходимо подать в СФР заявление о выдаче нового документа сотруднику по форме АДВ-3.

Главное

  1. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) — уникальный номер для учёта в системе обязательного пенсионного страхования. Состоит из 11 цифр и используется для идентификации граждан. С 2019 года СНИЛС оформляется в виде уведомления АДИ-РЕГ вместо зелёной карточки старого образца.

  2. СНИЛС необходим для начисления пенсий, пособий и социальных выплат, получения медицинского полиса и регистрации на Госуслугах. Работодатели используют СНИЛС для предоставления сведений о трудовой деятельности сотрудников и уплаты страховых взносов.

  3. При найме сотрудника без СНИЛС работодатель может оформить его самостоятельно. Для этого сотрудник должен написать заявление и заполнить анкету АДВ-1, а работодатель — подать анкету в СФР в течение одного рабочего дня с даты заключения договора. СНИЛС сформируют в течение 5 рабочих дней.

  4. СНИЛС сотрудника нужно указывать в трудовом договоре, личной карточке сотрудника и других внутренних документах, а также во всех отчётах по форме ЕФС-1, которые работодатель подаёт в СФР.

Автор: Екатерина

Реклама. Рекламодатель ООО «СберКорус» ИНН 7801392271. Erid: 2RanymQNkUZ

Читать далее

6 минут

ИП или ООО: что выбрать для регистрации бизнеса

8 минут

Всё о налоговых режимах

3 минуты

ТОП-3 ошибки предпринимателей при открытии расчётного счёта

Смотреть все статьи

Проконсультируем и подключим электронный документооборот

Нажимая на кнопку, я даю своё согласие на взаимодействие и обработку персональных данных