Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция (ДИ) ― это внутренний документ компании, в котором описаны требования к квалификации работника на определённой должности, его полномочия, обязанности, ответственность, права и формы поощрения. ДИ оформляют как приложение к трудовому договору или как отдельный документ. При найме новых сотрудников знакомят с соответствующей их должности инструкцией.

Трудовой кодекс не обязывает работодателя создавать должностные инструкции, и никаких санкций за их отсутствие не предусмотрено. Однако ДИ нужна как самому работодателю, так и сотруднику. Разберёмся, чем она полезна.

Сотруднику:

• при отклике на вакансию должностная инструкция поможет оценить свой опыт, навыки и умения на соответствие требованиям;

• в процессе работы подскажет, что можно улучшить, согласно критериям, чтобы показывать более высокий результат;

• в спорных ситуациях поможет определить рамки своей зоны ответственности и аргументировать позицию.

Работодателю:

• даст возможность рационально распределить все обязанности и подробно описать их, чтобы закрыть большинство вопросов от сотрудников и учесть все потребности компании;

• принимать и обосновывать решение о найме или увольнении сотрудников, опираясь на требования, закреплённые в ДИ;

• объективно оценивать результаты работы сотрудника в период испытательного срока, адаптации и в дальнейшем, сверяясь с ожиданиями от конкретной должности;

• улаживать конфликты с подчинёнными и привлекать их к ответственности за дисциплинарные нарушения. Положения ДИ ― серьёзный аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. В качестве источника информации можно использовать Единый квалификационный справочник должностей.

Должностные инструкции подразделяются на:

• индивидуальные ― если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи. В такой инструкции пишут имя конкретного сотрудника и его обязанности;

• типовые ― если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

Должностную инструкцию, как правило, составляют руководители подразделений. Можно привлечь HR-менеджеров и юристов.

Готовую должностную инструкцию утверждают приказом руководителя, а затем ознакомляют сотрудников под подпись. Отказ от подписи оформляют актом. Работника, не ознакомленного с инструкцией, нельзя привлечь к ответственности за её неисполнение.