Зарплатный проект без визита в банк
Зарплатный проект без визита в банк
25 июня 2025⠀7 минут
Чем лучше сотрудники понимают свои обязанности, тем больше пользы приносят компании. Помочь в этом может правильно составленная должностная инструкция. Как её оформить, не допустив типичных ошибок ― рассказываем в статье.
Должностная инструкция (ДИ) ― это внутренний документ компании, в котором описаны требования к квалификации работника на определённой должности, его полномочия, обязанности, ответственность, права и формы поощрения. ДИ оформляют как приложение к трудовому договору или как отдельный документ. При найме новых сотрудников знакомят с соответствующей их должности инструкцией.
Трудовой кодекс не обязывает работодателя создавать должностные инструкции, и никаких санкций за их отсутствие не предусмотрено. Однако ДИ нужна как самому работодателю, так и сотруднику. Разберёмся, чем она полезна.
Сотруднику:
при отклике на вакансию должностная инструкция поможет оценить свой опыт, навыки и умения на соответствие требованиям;
в процессе работы подскажет, что можно улучшить, согласно критериям, чтобы показывать более высокий результат;
в спорных ситуациях поможет определить рамки своей зоны ответственности и аргументировать позицию.
Работодателю:
даст возможность рационально распределить все обязанности и подробно описать их, чтобы закрыть большинство вопросов от сотрудников и учесть все потребности компании;
принимать и обосновывать решение о найме или увольнении сотрудников, опираясь на требования, закреплённые в ДИ;
объективно оценивать результаты работы сотрудника в период испытательного срока, адаптации и в дальнейшем, сверяясь с ожиданиями от конкретной должности;
улаживать конфликты с подчинёнными и привлекать их к ответственности за дисциплинарные нарушения. Положения ДИ ― серьёзный аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.
Должностная инструкция разрабатывается для каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. В качестве источника информации можно использовать Единый квалификационный справочник должностей.
Должностные инструкции подразделяются на:
индивидуальные ― если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи. В такой инструкции пишут имя конкретного сотрудника и его обязанности;
типовые ― если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
Должностную инструкцию, как правило, составляют руководители подразделений. Можно привлечь HR-менеджеров и юристов.
Готовую должностную инструкцию утверждают приказом руководителя, а затем ознакомляют сотрудников под подпись. Отказ от подписи оформляют актом. Работника, не ознакомленного с инструкцией, нельзя привлечь к ответственности за её неисполнение.
Найти сотрудников в любой сфере можно с помощью сервиса Работа.ру. Разместите объявление, и соискатели из большой базы смогут откликнуться на вакансию.
Чаще всего ДИ состоит из пяти разделов. При составлении инструкций можно, но не обязательно применять профстандарты. Шаблоны ДИ также можно найти в интернете и адаптировать под себя.
1. Общие положения.
Сюда важно включить:
название должности;
положение в организационной структуре компании с выделением всех линий подчинения и взаимодействий;
требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам.
Фрагмент раздела «Общие положения» должностной инструкции копирайтера
2. Функции, или должностные обязанности.
Это главный раздел ДИ, для составления которого также можно обратиться к профстандартам.
Для каждой должности конкретизируйте функционал сотрудника так, чтобы он соответствовал целям компании. Пишите максимально понятно и точно, чтобы у работников не возникали дополнительные вопросы и разночтения. К перечню обязанностей уместно добавить фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».
Фрагмент раздела «Должностные обязанности» из ДИ копирайтера
3. Права.
Права тесно связаны с должностными обязанностями. Например, у руководителя есть право координировать деятельность подчинённых, участвовать в подготовке приказов подразделения, принимать решения в рамках своих компетенций.
Фрагмент раздела «Права» должностной инструкции копирайтера
4. Ответственность.
В этом разделе прописывают санкции за невыполнение обязанностей, неиспользование прав для ведения профессиональной деятельности, несоблюдение локальных нормативных актов организации. Указывают, за что работник несёт дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.
Фрагмент раздела «Ответственность» должностной инструкции копирайтера
5. Заключительные положения.
Здесь могут быть ссылки на профстандарты, порядок внесения изменений в должностную инструкцию и т. д.
Фрагмент раздела «Заключительные положения» должностной инструкции копирайтера
Должностные инструкции можно пересматривать ежегодно или по мере необходимости ― например, при найме новых сотрудников или изменении организационной структуры компании.
Скорректированную должностную инструкцию необходимо согласовать с работником. Нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую инструкцию, получить согласие работника на продолжение трудовых отношений и его подпись под документом.
Если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то при её корректировке придётся вносить изменения в договор и заключать дополнительное соглашение к нему.
При составлении и изменении должностной инструкции лучше не допускать:
Неточные формулировки. Описывайте конкретные задачи и функционал сотрудника, а также процесс оценки результатов работы. Расплывчатые фразы будут бесполезны.
Большой объём. Больше не значит лучше. Инструкции для менеджера высшего звена и младшего персонала могут быть одинаковыми по объёму. Сотрудник с большим количеством компетенций может не нуждаться в детальном объяснении своей работы.
Дублирование информации. Не повторяйте то, что уже сказано в других документах компании или Трудовом кодексе.
Пересечение обязанностей разных должностей. Не заставляйте разных сотрудников делать одну и ту же работу, это будет бесполезно прежде всего для вас. Проверьте, что функции должностей уникальны и не дублируют друг друга.
Дискриминационные положения. Должностная инструкция должна регламентировать только деловые качества работника, а не, например, его пол или возраст, чтобы работодателя нельзя было обвинить в дискриминации.
Помните, что должностная инструкция ― это юридический документ, написанный сложным языком. Она может быть непростой для восприятия. Подумайте, как и где вы могли бы разместить и, возможно, переработать материал из неё, чтобы ваши сотрудники могли время от времени обращаться к своей должностной инструкции. Периодически проверяйте знания работников.
Должностная инструкция ― это внутренний документ, который упрощает трудовые отношения между работодателем и сотрудником.
Должностная инструкция объясняет, какие функции выполняет сотрудник на определённой должности, какие у него права и обязанности, какую ответственность он несёт за несоблюдение инструкции.
Если нужно обновить инструкцию, об этом уведомляют работника, знакомят его с новым документом и просят подписать.
При составлении инструкции будьте точны и лаконичны, избегайте дублирования информации и функционала разных должностей.
Подумайте, как вы можете помочь сотрудникам усвоить и закрепить положения должностной инструкции.
Автор: Валерия