С 1 сентября 2024 года все сотрудники и другие доверенные лица организаций и ИП должны использовать машиночитаемую доверенность совместно с электронной подписью физического лица для подписания документов. Разбираемся, что это такое и как получить МЧД.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) ― это электронный документ, который заменяет бумажную доверенность и подтверждает полномочия доверенного лица ― сотрудника организации или ИП ― на подписание документов своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Другими словами, МЧД подтверждает, что сотрудник или исполнитель имеет право действовать от лица компании или ИП: сдавать документы в налоговую, подписывать электронные договоры, взаимодействовать с контрагентами и т. д. Пределы полномочий сотрудника определяются предпринимателем или руководителем организации.

Ранее сотрудники подписывали документы организации, используя сертификат электронной подписи юрлица или дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Оба способа несли свои риски, поэтому с 1 сентября 2024 года сотрудники и доверенные лица могут использовать только сертификат собственной электронной подписи. В нём есть личные данные работника, но отсутствует информация о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник при подписании документов прикладывает МЧД. Такой способ безопаснее для организаций и ИП.

Генеральный директор и индивидуальный предприниматель продолжают подписывать документы своей электронной подписью. МЧД нужна только для временной передачи полномочий сотрудникам.

В МЧД указывают данные о доверителе, уполномоченном сотруднике и его правах. Доверенность подписывает своей квалифицированной электронной подписью руководитель организации ― генеральный директор или ИП. Подробнее о том, что такое электронная подпись и как её получить, ― в статье.

Машиночитаемая доверенность должна соответствовать специальному формату ― xml, чтобы информационные системы могли автоматически считывать данные.

Содержание машиночитаемой доверенности

МЧД должна содержать:

сведения о доверителе: ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП, полное наименование организации, адрес, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя или предпринимателя, его дату рождения;
данные представителя: фамилию, имя, отчество, паспортные данные, ИНН;
дату оформления доверенности и срок её действия;
перечень делегируемых полномочий и их идентификаторы по классификатору, разработанному Минцифры;
сведения об информационной системе, в которой хранится доверенность;
усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) организации или ИП;
информацию о возможности передоверия ― руководитель может оформить на сотрудника машиночитаемую доверенность, которая позволит ему выдавать МЧД другим лицам.

Подробный список сведений, которые должны быть в машиночитаемой доверенности, указан в приказе Минцифры № 857.

Получить электронную подпись от ФНС России можно в СберБизнесе

Name: sberbank.ru
Price range: 0

Подробнее

Как оформить МЧД

Получить машиночитаемую доверенность можно через Госуслуги, ФНС и сервисы других организаций. Подписанную доверенность нужно сохранить в одной из информационных систем ― зависит от того, где директор подписал доверенности, ― например, в распределённом реестре ФНС или ЕСИА портала Госуслуги.

Получение доверенности может занять от нескольких минут до нескольких дней в зависимости от способа оформления.

Через портал Госуслуги

На портале Госуслуги в личном кабинете организации руководителю нужно перейти во вкладку «Доверенности и доступы». Далее ― добавить в список сотрудников компании. Чтобы МЧД была действительна, у работника должна быть учётная запись на Госуслугах. После заполнения МЧД руководитель подписывает её своим сертификатом электронной подписи с данными юрлица.

С МЧД, оформленной на Госуслугах, можно подавать заявления на портале от лица компании. Доверенность можно скачать, но на портале нет интеграции с распределённым реестром ФНС, поэтому использовать доверенность в других системах не получится. Например, для ЕГАИС или ФНС понадобится своя МЧД.

Через Федеральную налоговую службу

Чтобы оформить заявку на выдачу доверенности, на странице распределённого реестра ФНС руководитель организации должен нажать кнопку «Создать доверенность», выбрать тип доверенности, заполнить необходимые данные и подписать документ УКЭП. После этого можно получить готовый файл доверенности.

Как использовать МЧД

Чтобы подать документы от лица компании, сотрудник должен подтвердить контрагенту свои полномочия. Это можно сделать двумя способами:

отправить отдельный файл формата .xml вместе с пакетом подписанных документов;
указать только номер МЧД, который хранится в выбранной системе ― например, в распределённом реестре ФНС. Тогда получатель сам проверит МЧД, введя номер идентификатора.

Как проверить МЧД

Проверить статус МЧД ― активная или отозванная ― можно через различные сервисы. Чтобы сделать это, нужно иметь файл доверенности или знать идентификатор GUID ― уникальный код из 36 символов, присваиваемый доверенности, по которому его можно найти в системе.

На портале госуслуг

Специальный сервис позволяет проверить статус доверенности. Для этого нужно загрузить файл доверенности в формате .xml и файл отсоединённой электронной подписи. Второй документ служит подтверждением, что МЧД действительно подписана руководителем организации и не была изменена после подписания.

Как отозвать МЧД

Доверенность выдаётся на разные сроки, но её можно отозвать досрочно, например, при увольнении сотрудника или изменении его полномочий. Порядок отмены доверенности в бумажной или электронной формах определяет Гражданский кодекс.

Чтобы отозвать МЧД, руководителю организации или ИП нужно:

Сформировать распоряжение на отмену.
Подписать его квалифицированной электронной подписью лица, которое может работать без доверенности, например, УКЭП генерального директора.
Зарегистрировать распоряжение в специализированном реестре нотариальной палаты. Если МЧД хранится в распределённом реестре ФНС России, то распоряжение на отмену МЧД достаточно загрузить туда же. Распоряжение будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически.
Действие МЧД будет отменено на следующий день после размещения распоряжения в реестре нотариальной палаты.

Также сам работник может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

Главное

Машиночитаемая доверенность подтверждает право сотрудника подписывать электронные документы от лица компании в рамках своих полномочий.
МЧД ― это электронный файл в формате .xml, который содержит данные, автоматически считываемые информационными системами.
В МЧД содержатся данные доверителя и доверенного лица, перечень предоставляемых полномочий, информация о сроке действия доверенности и данные о системе, в которой она хранится, УКЭП директора компании или предпринимателя и информация о возможности передоверия.
Сформировать МЧД можно через Госуслуги, распределённый реестр ФНС или другие сервисы.
Чтобы подать документы от лица компании, сотрудник отправляет файл доверенности или её номер вместе с подписанным пакетом документов.
Статус доверенности можно проверить через Госуслуги, сайт ФНС или Сбера.
При необходимости руководитель может отозвать МЧД.

Электронный документооборот от 0 ₽

МЧД: что это, как получить и применять

Содержание

Что такое МЧД

Содержание машиночитаемой доверенности

Получить электронную подпись от ФНС России можно в СберБизнесе

Как оформить МЧД

Через портал Госуслуги

Через Федеральную налоговую службу

В других системах хранения МЧД

Как использовать МЧД

Как проверить МЧД

На портале госуслуг

На сайте ФНС

На сайте Сбера

Как отозвать МЧД

Главное

Читать далее

Проконсультируем и подключим электронный документооборот